Back-Office
Dokumentenverarbeitung und Geschäftsprozesse
Lagern Sie Ihre administrativen und dokumentarischen Prozesse aus, um sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Unsere Teams bearbeiten Ihre Dokumente präzise und schnell, unterstützt durch unsere OCR- und KI-Automatisierungstools.
Unsere Leistungen
Vorteile
Unser Prozess
01
Analyse & Rahmendefinition
Analyse der bestehenden Dokumentenflüsse, Ermittlung der Volumina, Formate und fachlichen Anforderungen. Gemeinsam definieren wir den auszulagernden Umfang und die operativen Prioritäten.
02
Auswahl & Zusammenstellung
Aufbau des dedizierten Teams entsprechend den erforderlichen Kompetenzen (Administrative, Buchhaltungs- und HR-Profile). Einrichtung der Zugriffe, Werkzeuge und operativen Abläufe für Ihre Arbeitsumgebung.
03
Einführung & Schulung
Onboarding der Teams in Ihre internen Prozesse, Fachapplikationen und Qualitätsstandards. Schrittweise Kapazitätssteigerung mit Validierungsmeilensteinen zur Sicherstellung der Dienstkontinuität.
04
Steuerung & kontinuierliche Verbesserung
Überwachung der Bearbeitungskennzahlen, regelmäßiges Reporting und Optimierungszyklen für die Abläufe. Das Setup passt sich der Entwicklung Ihrer Volumina und fachlichen Anforderungen an.
Anwendungsfälle nach Branche
E-Commerce
Bedarf: Hohe Volumina an Bestellungen, Retouren und Rückerstattungen, die kontinuierlich bearbeitet werden müssen.
Lösung: Unsere Teams übernehmen die Bearbeitung von Bestellscheinen, die Verfolgung von Retouren und Rückerstattungen, den Zahlungsabgleich sowie die Aktualisierung von Produktkatalogen.
Bank & Finanzen
Bedarf: Komplexe Kundendossiers und strenge regulatorische Anforderungen an die Dokumentenarchivierung.
Lösung: Dokumentenverwaltung von Kundendossiers, Bearbeitung von Kontoeröffnungsformularen, Prüfung von Nachweisdokumenten und Archivierung gemäß den geltenden gesetzlichen Vorgaben.
Gesundheit & Versicherung
Bedarf: Großes Aufkommen an medizinischen Formularen und Schadendossiers, das Präzision und Vertraulichkeit erfordert.
Lösung: Bearbeitung von Erstattungsdossiers, Schadenmanagement, Erfassung und Prüfung von Formularen sowie Nachverfolgung administrativer Unterlagen unter Einhaltung der Vertraulichkeitsanforderungen.
SaaS & Telekommunikation
Bedarf: Administrative Verwaltung hochvolumiger Abonnementverträge mit kurzen Lebenszyklen.
Lösung: Bearbeitung von Kündigungen und Vertragsänderungen, Nachverfolgung von Rechnungsdossiers und administrative Unterstützung für Vertriebs- und Kundendienstteams.
Häufig gestellte Fragen
Wie verläuft die Einarbeitung in unsere Prozesse?
In der Analysephase untersuchen unsere Teams Ihre bestehenden Abläufe und erstellen ein gemeinsames operatives Referenzdokument. Eine parallele Bearbeitungsphase ermöglicht es, Qualität und Konformität zu validieren, bevor die Abläufe vollständig übergeben werden.
In welchen Sprachen können Dokumente bearbeitet werden?
Unsere Teams bearbeiten Dokumente auf Deutsch, Englisch, Französisch und Niederländisch. Weitere Sprachen können je nach Projektart und verfügbaren Profilen eingebunden werden – dies wird bei der initialen Rahmengestaltung festgelegt.
Wie lässt sich der Service in unsere bestehenden Tools integrieren?
Wir passen uns an Ihre vorhandene Software an (ERP, DMS, CRM, Messaging). Sicherer Fernzugriff oder der Import/Export strukturierter Dateien sind die beiden gängigsten Integrationsmodalitäten – ohne dass eine Migration Ihrer Systeme erforderlich ist.
Wie gehen Sie mit Lastspitzen um?
Das Setup ist so dimensioniert, dass es erwartete und unvorhergesehene Volumenschwankungen auffängt. Die Modalitäten zur Personalanpassung werden vertraglich bei der Rahmengestaltung festgelegt, um die Dienstkontinuität ohne Unterbrechung zu gewährleisten.