Back-Office
Traitement documentaire et processus métiers
Externalisez vos processus administratifs et documentaires pour vous concentrer sur votre cœur de métier. Nos équipes traitent vos documents avec précision et rapidité, soutenues par nos outils d'OCR et d'automatisation IA.
Nos prestations
Avantages
Notre processus
01
Audit & cadrage
Analyse des flux documentaires existants, identification des volumes, des formats et des contraintes métiers. Nous définissons ensemble les périmètres à externaliser et les priorités opérationnelles.
02
Sourcing & sélection
Constitution de l'équipe dédiée selon les compétences requises (profils administratifs, comptables, RH…). Mise en place des accès, des outils et des procédures opérationnelles propres à votre environnement.
03
Déploiement & formation
Onboarding des équipes sur vos processus internes, vos outils métiers et vos standards de qualité. Montée en charge progressive avec jalons de validation et objectifs de continuité contractualisés.
04
Pilotage & amélioration continue
Suivi des indicateurs de traitement, reporting régulier et cycles d'amélioration des procédures. Le dispositif s'adapte à l'évolution de vos volumes et de vos besoins métiers.
Cas d'usage par secteur
E-commerce
Besoin : Volumes élevés de commandes, retours et remboursements à traiter en continu.
Réponse : Nos équipes prennent en charge le traitement des bons de commande, le suivi des retours et des remboursements, le rapprochement des paiements et la mise à jour des catalogues produits.
Banque & Finance
Besoin : Dossiers clients complexes, exigences réglementaires strictes en matière d'archivage documentaire.
Réponse : Gestion documentaire des dossiers clients, traitement des formulaires d'ouverture de compte, vérification des pièces justificatives et archivage selon les obligations en vigueur.
Santé & Assurance
Besoin : Flux importants de formulaires médicaux et de dossiers de sinistres nécessitant précision et confidentialité.
Réponse : Traitement des dossiers de remboursement, gestion des sinistres, saisie et contrôle des formulaires, suivi des pièces administratives dans le respect des exigences de confidentialité.
SaaS & Télécoms
Besoin : Gestion administrative des contrats d'abonnement à fort volume avec cycles de vie courts.
Réponse : Traitement des résiliations et modifications de contrats, suivi des dossiers de facturation et support administratif aux équipes commerciales et service client.
Questions fréquentes
Comment se déroule la prise en main de nos processus ?
Lors de la phase de cadrage, nos équipes analysent vos procédures existantes et rédigent un référentiel opérationnel partagé. Une période de traitement en parallèle permet de valider la qualité et la conformité avant le transfert complet des flux.
Dans quelles langues peut-on traiter les documents ?
Nos équipes traitent les documents en français, anglais et néerlandais. D'autres langues peuvent être intégrées selon la nature du projet et les profils mobilisés — à préciser lors du cadrage initial.
Comment le service s'intègre-t-il avec nos outils internes ?
Nous nous adaptons à vos logiciels existants (ERP, GED, CRM, messagerie). L'accès distant sécurisé ou l'import/export de fichiers structurés sont les deux modalités d'intégration les plus courantes, sans imposer de migration de vos systèmes.
Comment gérez-vous les pics d'activité ?
Le dispositif est dimensionné pour absorber les variations de charge anticipées et imprévues. Les modalités d'ajustement des effectifs sont définies contractuellement lors du cadrage, afin d'assurer la continuité sans rupture de service.