Back-Office
Gestione documentale e processi aziendali
Esternalizzi i suoi processi amministrativi e documentali per concentrarsi sul suo core business. I nostri team trattano i suoi documenti con precisione e rapidità, supportati dai nostri strumenti OCR e di automazione IA.
I nostri servizi
Vantaggi
Il nostro processo
01
Audit e inquadramento
Analisi dei flussi documentali esistenti, identificazione dei volumi, dei formati e dei vincoli aziendali. Definiamo insieme i perimetri da esternalizzare e le priorità operative.
02
Selezione del team
Costituzione del team dedicato in base alle competenze richieste (profili amministrativi, contabili, HR…). Predisposizione degli accessi, degli strumenti e delle procedure operative proprie del suo ambiente.
03
Avvio e formazione
Onboarding dei team sui suoi processi interni, i suoi strumenti aziendali e gli standard di qualità. Incremento progressivo con milestone di validazione e obiettivi di continuità contrattualizzati.
04
Monitoraggio e miglioramento continuo
Monitoraggio degli indicatori di elaborazione, reporting periodico e cicli di miglioramento delle procedure. Il dispositivo si adatta all'evoluzione dei volumi e delle esigenze aziendali.
Casi d'uso per settore
E-commerce
Esigenza: Elevati volumi di ordini, resi e rimborsi da elaborare in continuità.
Risposta: I nostri team si occupano del trattamento degli ordini, del monitoraggio dei resi e dei rimborsi, della riconciliazione dei pagamenti e dell'aggiornamento dei cataloghi prodotti.
Banca & Finanza
Esigenza: Fascicoli clienti complessi ed esigenze regolamentari stringenti in materia di archiviazione documentale.
Risposta: Gestione documentale dei fascicoli clienti, elaborazione dei moduli di apertura conto, verifica dei documenti giustificativi e archiviazione nel rispetto degli obblighi vigenti.
Salute & Assicurazioni
Esigenza: Flussi elevati di moduli medici e pratiche sinistri che richiedono precisione e riservatezza.
Risposta: Trattamento delle pratiche di rimborso, gestione dei sinistri, inserimento e controllo dei moduli, monitoraggio dei documenti amministrativi nel rispetto degli obblighi di riservatezza.
SaaS & Telecomunicazioni
Esigenza: Gestione amministrativa di contratti di abbonamento ad alto volume con cicli di vita brevi.
Risposta: Elaborazione delle disdette e modifiche contrattuali, monitoraggio delle pratiche di fatturazione e supporto amministrativo ai team commerciali e al servizio clienti.
Domande frequenti
Come avviene la presa in carico dei nostri processi?
Durante la fase di inquadramento, i nostri team analizzano le procedure esistenti e redigono un referenziale operativo condiviso. Un periodo di elaborazione parallela consente di validare qualità e conformità prima del trasferimento completo dei flussi.
In quali lingue possono essere trattati i documenti?
I nostri team trattano i documenti in italiano, francese, inglese e olandese. Altre lingue possono essere integrate in base alla natura del progetto e ai profili mobilizzati — da specificare nella fase iniziale di inquadramento.
Come si integra il servizio con i nostri strumenti interni?
Ci adattiamo ai suoi software esistenti (ERP, GED, CRM, posta elettronica). L'accesso remoto sicuro o l'importazione/esportazione di file strutturati sono le due modalità di integrazione più comuni, senza imporre alcuna migrazione dei suoi sistemi.
Come gestite i picchi di attività?
Le modalità di adeguamento degli organici sono definite contrattualmente in base alle previsioni, alla disponibilità validata e agli obiettivi di continuità concordati in fase di inquadramento.