Back-Office
Tratamento documental e processos de negócio
Externalize os seus processos administrativos e documentais para se concentrar no seu negócio principal. As nossas equipas tratam os seus documentos com precisão e rapidez, apoiadas pelas nossas ferramentas de OCR e automatização com IA.
As nossas prestações
Vantagens
O nosso processo
01
Auditoria e enquadramento
Análise dos fluxos documentais existentes, identificação dos volumes, formatos e restrições de negócio. Definimos em conjunto os perímetros a externalizar e as prioridades operacionais.
02
Recrutamento e seleção
Constituição da equipa dedicada de acordo com as competências necessárias (perfis administrativos, contabilísticos, de RH…). Configuração dos acessos, ferramentas e procedimentos operacionais específicos ao seu ambiente.
03
Implementação e formação
Integração das equipas nos seus processos internos, ferramentas de negócio e padrões de qualidade. Crescimento progressivo com marcos de validação e objetivos de continuidade contratualizados.
04
Gestão e melhoria contínua
Acompanhamento dos indicadores de tratamento, reporting regular e ciclos de melhoria de procedimentos. O dispositivo adapta-se à evolução dos seus volumes e necessidades de negócio.
Casos de uso por setor
E-commerce
Necessidade: Volumes elevados de encomendas, devoluções e reembolsos a processar continuamente.
Resposta: As nossas equipas tratam as notas de encomenda, o acompanhamento das devoluções e reembolsos, a reconciliação de pagamentos e a atualização dos catálogos de produtos.
Banca & Finanças
Necessidade: Dossiers de clientes complexos, exigências regulatórias rigorosas em matéria de arquivo documental.
Resposta: Gestão documental dos dossiers de clientes, tratamento de formulários de abertura de conta, verificação de documentos comprovativos e arquivo de acordo com as obrigações em vigor.
Saúde & Seguros
Necessidade: Fluxos importantes de formulários médicos e dossiers de sinistros que exigem precisão e confidencialidade.
Resposta: Tratamento dos dossiers de reembolso, gestão de sinistros, introdução e controlo de formulários, acompanhamento de documentos administrativos com respeito pelas exigências de confidencialidade.
SaaS & Telecomunicações
Necessidade: Gestão administrativa de contratos de subscrição de grande volume com ciclos de vida curtos.
Resposta: Tratamento de rescisões e alterações de contratos, acompanhamento de dossiers de faturação e suporte administrativo às equipas comerciais e de atendimento ao cliente.
Perguntas frequentes
Como decorre a integração dos nossos processos?
Durante a fase de enquadramento, as nossas equipas analisam os seus procedimentos existentes e redigem um referencial operacional partilhado. Um período de tratamento em paralelo permite validar a qualidade e a conformidade antes da transferência completa dos fluxos.
Em que línguas podem ser tratados os documentos?
As nossas equipas tratam documentos em português, francês, inglês e neerlandês. Outras línguas podem ser integradas consoante a natureza do projeto e os perfis mobilizados — a precisar durante o enquadramento inicial.
Como é que o serviço se integra com as nossas ferramentas internas?
Adaptamo-nos ao seu software existente (ERP, GED, CRM, mensageria). O acesso remoto seguro ou a importação/exportação de ficheiros estruturados são as duas modalidades de integração mais comuns, sem impor a migração dos seus sistemas.
Como gerem os picos de atividade?
O dispositivo é dimensionado para absorver as variações de carga antecipadas e imprevistas. As modalidades de ajuste das equipas são definidas contratualmente durante o enquadramento, de forma a assegurar a continuidade sem interrupção do serviço.